Unidad 1

1.19 Interacciones de los Procesos de la Gestión de Portafolios

Los Grupos de Procesos de Gestión de Portafolios están estrechamente ligados al ciclo de desarrollo de la estrategia organizacional. Este ciclo incluye la alineación de todos los componentes del portafolio con la estrategia y el monitoreo de los resultados. Estas interacciones aseguran que las decisiones estratégicas se ejecuten de manera efectiva y eficiente.

El siguiente diagrama de flujo de datos del proceso proporciona una visión general de cómo interactúan los diferentes grupos de procesos dentro de la gestión de portafolios. Se identifican tres grupos principales: Definición, Alineamiento, y Autorización y Control. Estos grupos están interconectados y soportan la estrategia y los objetivos organizacionales, así como la gestión de programas y proyectos.

Grupo de Procesos de Definición: Se enfoca en establecer la base del portafolio mediante la creación del Plan Estratégico del Portafolio, el Acta de Constitución del Portafolio y la Hoja de Ruta del Portafolio. Utiliza insumos como la estrategia organizacional, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos tanto del portafolio como de la organización.
Grupo de Procesos de Alineamiento: Asegura que el portafolio esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Involucra la creación y actualización del Plan de Gestión del Portafolio y los Activos de los Procesos del Portafolio.
Grupo de Procesos de Autorización y Control: Monitorea y controla el desempeño del portafolio, autoriza cambios y asegura que las decisiones de gobernabilidad sean adecuadas. Involucra la revisión de reportes del portafolio y la gestión del portafolio en curso.

Las interacciones entre estos grupos de procesos permiten una gestión eficaz del portafolio, asegurando que los proyectos y programas se alineen con la estrategia organizacional y que los recursos se utilicen de manera óptima para alcanzar los objetivos deseados.

La gestión de riesgos en el portafolio implica la identificación, evaluación y respuesta a los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos estratégicos del portafolio. Estos riesgos surgen en las etapas de definición, alineación y control del portafolio, y se gestionan mediante prácticas que aseguran una adaptación continua y efectiva a los cambios. En la fase de definición, se establecen planes que incorporan la gestión de riesgos desde el inicio. Durante la alineación, se asegura que el portafolio se ajuste a los objetivos estratégicos mediante la optimización y el manejo de la oferta y demanda. Finalmente, en la fase de control, se monitorea y supervisa el desempeño del portafolio, garantizando que los riesgos se mitiguen adecuadamente para mantener la alineación con la estrategia organizacional.

Entradas y Salidas Comunes

Las entradas y salidas comunes son aquellas entradas y salidas que son usadas frecuentemente en múltiples procesos de la gestión de portafolios. Los múltiples usos de estas entradas y salidas son uno de los factores que hacen que la gestión de portafolios sea compleja y no lineal.

Activos de los Procesos del Portafolio

Los activos de los procesos del portafolio (APP) incluyen algunos o todos los activos de los procesos relacionados provenientes de cualquier interesado y equipos involucrados en el portafolio que pueden ser usados para influir en el éxito del portafolio. Estos activos de los procesos incluyen planes formales o informales, políticas, procedimientos y guías. Los activos de los procesos también incluyen las bases de conocimiento de los portafolios relacionados, tales como lecciones aprendidas e información histórica. Los activos de los procesos del portafolio pueden incluir información de herramientas, técnicas, modelos, cronogramas integrados y datos del desempeño y los riesgos.

Reportes del Portafolio

Los reportes del portafolio pueden incluir pero no se limitan a lo siguiente:

Reportes del desempeño, incluyendo tableros de puntaje y paneles del control.
Reportes de retroalimentación al planeamiento estratégico organizacional.
Reportes de variaciones.
Reportes de capacidad y competencia de los recursos.
Riesgos e incidentes del portafolio.
Recomendaciones sobre gobernabilidad.
Decisiones de gobernabilidad.
Recomendaciones a los componentes del portafolio.

Activos de los procesos de la organización

Activos de los procesos de la organización son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases del conocimiento, estos son específicos y utilizados por la organización ejecutante que pueden ser aprovechados por el director del portafolio.

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa se refieren a las condiciones internas o externas, que no están bajo el control de la organización del portafolio, que influyen, restringen o dirigen el éxito del portafolio. Estos factores ocurren externamente a la organización del portafolio y están fuera de su control directo, sin embargo, estos impactan en los procesos de decisión de la gestión de portafolios.

Entregables Clave a través de los Procesos de la Gestión de Portafolios

Existen cinco entregables clave que son necesarios para los procesos de la gestión de portafolios. La tabla 1.3 describe cada uno de estos documentos, su propósito y contenido. Estos cinco entregables son:

1. Plan Estratégico del Portafolio

Define la visión y objetivos del portafolio, alineando las inversiones con las estrategias de la organización para maximizar el valor.

2. Acta de Constitución del Portafolio

Autoriza formalmente el portafolio, otorgando autoridad y responsabilidad a los gestores del portafolio para ejecutar y gestionar las inversiones.

3. Plan de Gestión del Portafolio

Establece los procesos y procedimientos de gestión, detallando cómo se gestionarán los proyectos y programas para cumplir con los objetivos estratégicos.

4. Hoja de Ruta del Portafolio

Presenta la estrategia de implementación y los hitos clave, proporcionando una visión clara del camino hacia la realización de beneficios.

5. Portafolio

Conjunto de proyectos y programas gestionados como un grupo, optimizando recursos y alineando iniciativas para lograr los objetivos organizacionales.

Te invitamos a ver el video 1 de la unidad 1:

A continuación, realizaremos ejercicios basado en lo que ha visto y escuchado en el video. Por favor, responda las siguientes preguntas.

EJERCICIO 9: ¿Cuál es el propósito de los procesos de gestión de portafolios?

Opción correcta	Opciones
	a) Maximizar el retorno de inversión.
	b) Gestionar los recursos humanos.
	c) Lograr un elemento estratégico como una meta u objetivo.
	d) Centrarse únicamente en la gestión financiera.

Opción correcta	Opciones
	a) Maximizar el retorno de inversión.
	b) Gestionar los recursos humanos.
✓	c) Lograr un elemento estratégico como una meta u objetivo.
	d) Centrarse únicamente en la gestión financiera.
Sustento	Los procesos de gestión de portafolios buscan lograr elementos estratégicos, como metas u objetivos, proporcionando beneficios a la organización.

EJERCICIO 10: ¿Cuál es el rol de un director de portafolio?

Opción correcta	Opciones
	a) Supervisar únicamente el aspecto financiero del portafolio.
	b) Comprender el impacto de los procesos seleccionados en los resultados organizacionales.
	c) Trabajar exclusivamente en la ejecución de proyectos.
	d) Enfocarse en la gestión de recursos humanos.

Opción correcta	Opciones
	a) Supervisar únicamente el aspecto financiero del portafolio.
✓	b) Comprender el impacto de los procesos seleccionados en los resultados organizacionales.
	c) Trabajar exclusivamente en la ejecución de proyectos.
	d) Enfocarse en la gestión de recursos humanos.
Sustento	El director de portafolio debe comprender cómo los procesos elegidos impactan en los resultados que la organización espera del portafolio.

EJERCICIO 11: ¿Qué significa que los procesos de gestión de portafolios sean "prácticas generalmente aceptadas"?

Opción correcta	Opciones
	a) Son legalmente obligatorios.
	b) Solo se aplican en ciertas industrias.
	c) Hay un consenso general sobre su eficacia.
	d) Son recientes y poco probados.

Opción correcta	Opciones
	a) Son legalmente obligatorios.
	b) Solo se aplican en ciertas industrias.
✓	c) Hay un consenso general sobre su eficacia.
	d) Son recientes y poco probados.
Sustento	"Prácticas generalmente aceptadas" significa que existe un acuerdo general sobre la eficacia de estos procesos para mejorar la probabilidad de éxito.

EJERCICIO 12: ¿Cuál es una característica de los Grupos de Procesos en la gestión de portafolios?

Opción correcta	Opciones
	a) Son independientes y no interrelacionados.
	b) Deben considerarse como fases de gestión.
	c) Incluyen procesos con entradas y salidas interrelacionadas.
	d) Solo se aplican en la fase de planificación.

Opción correcta	Opciones
	a) Son independientes y no interrelacionados.
	b) Deben considerarse como fases de gestión.
✓	c) Incluyen procesos con entradas y salidas interrelacionadas.
	d) Solo se aplican en la fase de planificación.
Sustento	Los Grupos de Procesos incluyen procesos relacionados con entradas y salidas interrelacionadas, donde las salidas de un proceso se convierten en las entradas de otro.