1.15 Gobernabilidad de la Gestión de Portafolios
La Gobernanza de Portafolios es un conjunto de prácticas, funciones y procesos dentro de un marco basado en un conjunto de principios que son las normas, reglas o valores fundamentales que guían las actividades de gestión de portafolios con el fin de optimizar las inversiones y cumplir con los objetivos estratégicos y operacionales de la organización. El término marco de gobernanza incluye funciones de supervisión, toma de decisiones, control e integración, mediante las cuales los procesos y tareas de gobernanza se dirigen hacia el logro de los objetivos de la gobernanza de portafolios.
Concepto de Gobernanza
La Gobernanza de Portafolios se establece basada en principios, reglas y valores que son deseables y guían el establecimiento de prácticas de gobernanza de portafolios dentro de una organización. La gobernanza puede verse desde diferentes perspectivas como un sistema de controles, como un conjunto de procesos y como un conjunto de procesos y relaciones. La gobernanza es muy diferente de la gestión. La gobernanza está asociada con la toma de decisiones, la supervisión, el control y la integración, mientras que la gestión se describe como trabajar dentro de las limitaciones establecidas por el marco de gobernanza con el objetivo general de alcanzar los objetivos organizacionales.
Estructura de Gobernanza
Un cuerpo de gobierno integrado y multifuncional, compuesto por representantes de diversas áreas de la organización, es responsable de determinar y autorizar el alcance de la gobernabilidad. Este cuerpo establece las políticas, procedimientos y criterios que guían la toma de decisiones en la gestión de portafolios.
Para establecer una gobernabilidad efectiva en la gestión de portafolios, es crucial comprender y estructurar los elementos clave que componen este marco. A continuación, se detallan las principales entradas al proceso de gobernabilidad, los roles y responsabilidades de los actores involucrados, y los mecanismos de control y auditoría necesarios para mantener la eficacia del sistema.
Las entradas clave al proceso de gobernabilidad incluyen:
Visión y Estrategia de la Organización
La visión a largo plazo y la estrategia de implementación de la organización proporcionan una guía para alinear los portafolios con los objetivos estratégicos.Competencia de Recurso
La evaluación de la disponibilidad y capacidad de los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para llevar a cabo los proyectos y programas dentro del portafolio.Planes a Largo y Corto Plazo
La planificación estratégica y operativa, tanto a corto como a largo plazo, influye en la priorización y selección de los componentes del portafolio.
En organizaciones grandes, un comité de gobernanza de portafolios puede incluir ejecutivos de alto nivel, gerentes de proyectos y programas, y otros interesados clave. Este comité es responsable de:
Supervisión de la Gestión de Portafolios
Monitorear el progreso y desempeño de los portafolios, asegurando que se mantengan alineados con los objetivos estratégicos.Aprobación y Priorización de Proyectos y Programas
Evaluar y aprobar nuevos proyectos y programas, y priorizarlos según su valor estratégico y la disponibilidad de recursos.Evaluación y Gestión de Riesgos
Identificar y mitigar los riesgos asociados con los componentes del portafolio para asegurar el éxito y sostenibilidad a largo plazo.
Para mantener la efectividad de la gobernabilidad, es esencial implementar mecanismos de control y auditoría que incluyan:
Revisiones Regulares
Auditorías internas y externas para evaluar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de gobernanza.Métricas de Desempeño
Establecer y monitorear métricas de desempeño financieras y no financieras para evaluar el éxito de los portafolios y sus componentes.