5.6 TRABAJO CON ADQUISICIONES
Muchos proyectos involucran alguna forma de contratación o adquisición. Las adquisiciones pueden cubrir todo, desde materiales, equipos de capital y suministros hasta soluciones, mano de obra y servicios.
En la mayoría de las organizaciones, los directores de proyectos no tienen autoridad para contratar, por lo que deberán trabajar con especialistas en contratos, leyes y regulaciones siguiendo las políticas definidas para celebrar un contrato, los límites de autoridad, y los procesos y procedimientos establecidos.
¿Qué se debe hacer antes de efectuar una adquisición?
El director del proyecto y los miembros del equipo de proyecto técnicamente calificados trabajan con profesionales con experiencia para desarrollar:
- La solicitud de propuesta (RFP).
- El enunciado del trabajo (SOW).
- Los términos y condiciones.
- Otros documentos necesarios para una licitación.
5.6.1 Proceso de Licitación
Este proceso incluye:
- Desarrollo y la publicidad de los documentos de las licitaciones.
- Conferencias de oferentes.
- Selección de un oferente.
Solicitud de información
- Se utiliza para recopilar más información del mercado antes de enviar los documentos de licitación a los proveedores seleccionados.
Solicitud de propuesta
- Se utiliza en el caso de un alcance complejo o complicado donde el comprador está buscando que el proveedor proporcione una solución.
Solicitud de cotización
- Se utiliza cuando el precio es el principal factor decisivo y la solución propuesta está fácilmente disponible.
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Una vez que se distribuyen los documentos de las licitaciones, el comprador generalmente convoca a una conferencia de oferentes para responder a las preguntas de los mismos y proporcionar información aclaratoria.
La selección de proveedor se realiza en función a la experiencia, referencias, precio y entrega continua, las cuales pueden ponderarse para reflejar la importancia relativa de cada una.
Luego, el comprador evalúa las ofertas de los proveedores según los criterios apropiados, y el comprador y el proveedor negocian los términos y condiciones. En su mayoría todo se puede negociar, desde el costo hasta las fechas de entrega y pago, hasta la ubicación del trabajo, la propiedad intelectual, etc.
5.6.2 Contratación
Finalmente, las partes llegan a un acuerdo y celebran un contrato, y el tipo de contrato depende del tamaño de la compra, la estabilidad del alcance del trabajo y las tolerancias al riesgo de la organización.
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| Concepto | Definición Correcta | Definiciones |
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| Solicitud de información | A. Se utiliza cuando el precio es el principal factor decisivo y la solución propuesta está fácilmente disponible. | |
| Solicitud de propuesta | B. Se utiliza para recopilar más información del mercado antes de enviar los documentos de licitación a proveedores seleccionados. | |
| Solicitud de cotización | C. Se utiliza en el caso de un alcance complejo o donde el comprador está buscando que el proveedor proporcione una solución. |
| Concepto | Definición Correcta | Definiciones |
|---|---|---|
| Solicitud de información | B | A. Se utiliza cuando el precio es el principal factor decisivo y la solución propuesta está fácilmente disponible. |
| Solicitud de propuesta | C | B. Se utiliza para recopilar más información del mercado antes de enviar los documentos de licitación a proveedores seleccionados. |
| Solicitud de cotización | A | C. Se utiliza en el caso de un alcance complejo o donde el comprador está buscando que el proveedor proporcione una solución. |