Unidad 1

1.6 SISTEMAS ORGANIZACIONALES

DESCRIPCIÓN GENERAL

Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y marco de gobernanza. Para operar de manera eficaz y eficiente, el Director de Proyecto necesita comprender dónde residen la responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad dentro de la organización.

La interacción de múltiples factores dentro de una organización individual crea un sistema único que influye en el proyecto que opera en ese sistema. El sistema organizacional resultante determina el poder, la influencia, los intereses, la competencia y las capacidades políticas de las personas que son capaces de actuar dentro del sistema.

Un sistema es un conjunto de diversos componentes que juntos pueden producir resultados que los componentes individuales no pueden producir por sí solos. La interacción de los diversos componentes del sistema crea las capacidades y la cultura de la organización. Los sistemas se pueden regir bajo distintos principios.

Pueden ocurrir múltiples cambios dentro del sistema y su entorno. Cuando estos cambios ocurren, se produce un comportamiento adaptativo dentro de los componentes que a su vez se suman a la dinámica del sistema, la cual se define por la interacción entre los componentes en base a sus relaciones y dependencias. (Ver Nota)

Para investigar más sobre el entorno en que operan los proyectos, te invitamos a visitar el siguiente enlace:

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MARCOS DE GOBERNANZA DE LA ORGANIZACIÓN

La gobernanza se refiere a las disposiciones organizativas o estructurales en todos los niveles de una organización diseñadas para determinar e influir en el comportamiento de los miembros de la organización. (Ver Nota)

MARCO DE GOBERNANZA

La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones. Este marco incluye, entre otras cosas:

Reglas.
Políticas.
Procedimientos.
Normas.
Relaciones.
Sistemas.
Procesos.

Este marco influye el modo en que:

Se establecen y se logran los objetivos de la organización.
Se monitorea y se evalúa el riesgo.
Se optimiza el desempeño.

GOBERNANZA DE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Existen cuatro dominios de la gobernanza: alineación, riesgo, desempeño y comunicaciones. Cada dominio tiene las siguientes funciones: supervisión, control, integración y toma de decisiones. Cada función tiene procesos de apoyo a la gobernanza y actividades para proyectos independientes, o proyectos que operan dentro de los entornos del portafolio o programa.

La gobernanza del proyecto se refiere al marco, funciones y procesos que guían las actividades de dirección del proyecto a fin de crear un producto, servicio o resultado único para cumplir con las metas de la organización. (Ver Nota)

ELEMENTOS DE GESTIÓN

Son los componentes que comprenden las funciones o principios clave de la dirección general de la organización. Se asignan según su marco de gobernanza y el tipo de estructura organizacional seleccionada.

Las funciones o principios clave de dirección incluyen, entre otros:

División del trabajo.
Autoridad otorgada para realizar trabajo.
Responsabilidad de realizar trabajo debidamente asignado en base a atributos.
Disciplina de acción.
Unidad de mando y dirección.
Metas generales de la organización tienen prioridad sobre las metas individuales.
Pago justo.
Uso óptimo de recursos.
Canales de comunicación claros.
Materiales y trabajo adecuados.
Trato justo e igualitario.
Seguridad.
Contribución abierta a la planificación y ejecución.
Moral óptima.

El desempeño de estos elementos de gestión se asigna a individuos seleccionados dentro de la organización. Estos individuos pueden desempeñar las funciones mencionadas en el marco de diversas estructuras organizacionales. (Ver Ejemplo)

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La determinación del tipo adecuado de estructura organizacional es un resultado del estudio de compromisos entre dos variables clave. (Ver Nota)

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las estructuras organizacionales adoptan muchas formas o tipos. En la tabla mostrada a continuación podremos observarlas. (Ver Tabla)


TABLA

FACTORES EN LA SELECCIÓN DE LA ESCRITURA DE UNA ORGANIZACIÓN

Cada organización considera numerosos factores para incluir en su estructura organizacional. Cada factor puede conllevar un nivel de importancia diferente en el análisis final. (Ver Nota)

Los factores a considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros:

Grado de alineación con los objetivos de la organización.
Capacidades de especialización y delegación.
Intervalo de control de eficiencia y eficacia.
Vía clara para el escalamiento de decisiones.
Línea y un alcance de autoridad claros.
Asignación de responsabilidades y la obligación de rendir cuentas.
Adaptabilidad y simplicidad del diseño.
Eficiencia en el desempeño.
Consideraciones de costos.
Ubicaciones físicas.
Comunicaciones claras.

OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Una oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Sus responsabilidades pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la Dirección de Proyectos hasta la propia dirección de uno o más proyectos, y puede tener responsabilidad a nivel de toda la organización.

Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones:

Para mayor información acerca de la Oficina de Dirección de Proyectos, te invitamos a visitar el siguiente enlace:

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La PMO puede jugar un papel para apoyar la alineación estratégica y entregar valor organizacional. Constituye el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la organización y los sistemas de medición de la organización. Integra los datos y la información de los proyectos estratégicos de la organización y evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos de alto nivel. (Ver Nota)

Una función fundamental de una PMO es brindar apoyo a los Directores de Proyecto de diferentes formas. (Ver Ejemplo)

Para saber más sobre la Oficina de Gestión de Proyectos, puedes visitar el siguiente enlace:

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Opción correcta	Opciones
	a) El conjunto de estructuras, gobernanza, procesos y relaciones que articulan cómo se ejerce la autoridad y se coordina el trabajo en la organización.
	b) Únicamente el organigrama formal que muestra los cargos y niveles jerárquicos de la empresa.
	c) La lista de proyectos activos, ordenada por fecha de inicio y presupuesto aprobado.
	d) El sistema informático donde se registran cronogramas, costos y avances de los proyectos.

Opción correcta	Opciones
✓	a) El conjunto de estructuras, gobernanza, procesos y relaciones que articulan cómo se ejerce la autoridad y se coordina el trabajo en la organización.
	b) Únicamente el organigrama formal que muestra los cargos y niveles jerárquicos de la empresa.
	c) La lista de proyectos activos, ordenada por fecha de inicio y presupuesto aprobado.
	d) El sistema informático donde se registran cronogramas, costos y avances de los proyectos.
Sustento	Un sistema organizacional integra estructura, gobernanza y mecanismos de coordinación, definiendo quién decide qué, cómo se distribuyen roles y cómo se conectan la estrategia y la ejecución en portafolios, programas y proyectos.

Opción correcta	Opciones
	a) En una estructura funcional el director de proyectos tiene siempre alta autoridad y controla todos los recursos clave.
	b) La elección entre estructura funcional, matricial o proyectizada impacta en el nivel de autoridad del director de proyectos, la rapidez de decisión y la disponibilidad de equipo dedicado.
	c) La estructura matricial balanceada elimina la necesidad de coordinar con gerentes funcionales, ya que toda la autoridad se concentra en la PMO.
	d) En una estructura proyectizada los recursos permanecen bajo el mando exclusivo de los gerentes funcionales, que deciden la prioridad de cada entregable.

Opción correcta	Opciones
	a) En una estructura funcional el director de proyectos tiene siempre alta autoridad y controla todos los recursos clave.
✓	b) La elección entre estructura funcional, matricial o proyectizada impacta en el nivel de autoridad del director de proyectos, la rapidez de decisión y la disponibilidad de equipo dedicado.
	c) La estructura matricial balanceada elimina la necesidad de coordinar con gerentes funcionales, ya que toda la autoridad se concentra en la PMO.
	d) En una estructura proyectizada los recursos permanecen bajo el mando exclusivo de los gerentes funcionales, que deciden la prioridad de cada entregable.
Sustento	Cada tipo de estructura distribuye de forma distinta autoridad, recursos y canales de comunicación, por lo que condiciona el peso de la figura del director de proyectos, la velocidad de respuesta y la forma en que se rinde cuentas por los resultados.

Opción correcta	Opciones
	a) La PMO solo se encarga de aprobar presupuestos, sin intervenir en metodologías ni en la gobernanza de los proyectos.
	b) La PMO de apoyo, de control y directiva son variantes que, según el contexto, pueden brindar guías y plantillas, exigir cumplimiento metodológico o incluso asumir directamente la dirección de los proyectos.
	c) La PMO es un área aislada que trabaja de manera independiente de la estructura organizacional y no participa en la toma de decisiones estratégicas.
	d) La PMO se limita a registrar lecciones aprendidas al final del proyecto, sin influir en la planificación ni en la supervisión durante la ejecución.