1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN



Los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs) son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos activos influyen en la dirección del proyecto y son entradas de muchos procesos de la Dirección de Proyectos. (Ver Nota)



Dado que los OPAs son internos a la organización, los miembros del Equipo de Proyecto podrían efectuar actualizaciones y adiciones a los activos de los procesos de la organización, según sea necesario a lo largo del proyecto. Los mismos pueden agruparse en dos categorías:


PROCESOS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:

Iniciación y Planificación
  • Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización.
  • Estándares específicos de la organización.
  • Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos y procedimientos.
  • Plantillas (Plan para la Dirección del proyecto, formatos de informes, contratos, enunciado de riesgos, definiciones y matrices de probabilidad e impacto y registro de interesados).
  • Listas de proveedores pre aprobadas y diversos tipos de acuerdos contractuales.
Ejecución, Monitoreo y Control
  • Procedimientos (de control financiero, de cambios, de gestión de incidentes y defectos, para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo, de verificación y validación de productos, servicios o resultados, entre otros).
  • Matrices de trazabilidad.
  • Control de la disponibilidad de recursos y gestión de las asignaciones.
  • Requisitos de comunicación de la organización.
  • Plantillas (registro de riesgos, incidentes y de cambios).
  • Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la medición del desempeño.
Cierre

Guías o requisitos de cierre del proyecto como auditorías finales, evaluaciones, aceptación de los entregables, cierre de contratos, reasignación de recursos y transferencia de conocimientos a la producción y/o las operaciones).

REPOSITORIOS DE CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Los repositorios de conocimiento de la organización para almacenar y recuperar información incluyen, entre otros elementos:

Para aclarar el concepto de Factores Ambientales de la Empresa, te invitamos a visitar el siguiente enlace:
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Te invitamos a ver el video 54 - Unidad 1:
Clase online Clase online

A continuación, realizaremos ejercicios basado en lo que ha visto y escuchado en el video. Por favor, responda las siguientes preguntas.

EJERCICIO 1: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor la esencia de los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs)?
Opción correcta Opciones
a) Son recursos internos que recogen la forma en que la organización trabaja, incluyendo procesos, políticas, plantillas, guías y bases de conocimiento que pueden reutilizarse en los proyectos.
b) Son exclusivamente los sistemas informáticos que se utilizan para registrar cronogramas, costos y avances de los proyectos.
c) Son factores externos, como leyes, regulaciones y condiciones del mercado, que escapan al control directo de la organización.
d) Son los recursos financieros que la alta dirección asigna a cada proyecto al inicio del año.

Opción correcta Opciones
✓ a) Son recursos internos que recogen la forma en que la organización trabaja, incluyendo procesos, políticas, plantillas, guías y bases de conocimiento que pueden reutilizarse en los proyectos.
b) Son exclusivamente los sistemas informáticos que se utilizan para registrar cronogramas, costos y avances de los proyectos.
c) Son factores externos, como leyes, regulaciones y condiciones del mercado, que escapan al control directo de la organización.
d) Son los recursos financieros que la alta dirección asigna a cada proyecto al inicio del año.
Sustento Los OPAs representan la memoria organizacional en forma de procesos, políticas, formatos y repositorios históricos que orientan cómo se planifican y ejecutan los proyectos y que pueden adaptarse según el contexto.
EJERCICIO 2: En la práctica, ¿cuál es un uso adecuado de las plantillas y guías que forman parte de los OPAs?
Opción correcta Opciones
a) Copiarlas tal cual en todos los proyectos, sin ajustes, para evitar invertir tiempo en la planificación.
b) Emplearlas como punto de partida, adaptándolas al tipo de proyecto y al grado de complejidad, de modo que se mantenga la coherencia y al mismo tiempo se preserve la flexibilidad.
c) Ignorarlas si el equipo tiene experiencia previa, ya que podrían limitar la creatividad en la gestión.
d) Utilizarlas solo al final del proyecto para documentar los resultados alcanzados, sin influencia en la planificación.

Opción correcta Opciones
a) Copiarlas tal cual en todos los proyectos, sin ajustes, para evitar invertir tiempo en la planificación.
✓ b) Emplearlas como punto de partida, adaptándolas al tipo de proyecto y al grado de complejidad, de modo que se mantenga la coherencia y al mismo tiempo se preserve la flexibilidad.
c) Ignorarlas si el equipo tiene experiencia previa, ya que podrían limitar la creatividad en la gestión.
d) Utilizarlas solo al final del proyecto para documentar los resultados alcanzados, sin influencia en la planificación.
Sustento Las plantillas y guías facilitan la estandarización y la calidad, pero deben ajustarse a la naturaleza del proyecto para evitar burocracia innecesaria y asegurar que el enfoque resulte proporcional al esfuerzo requerido.
EJERCICIO 3: Si una organización no gestiona adecuadamente sus bases de conocimiento y lecciones aprendidas, ¿cuál es un riesgo importante para sus proyectos futuros?
Opción correcta Opciones
a) Que el equipo deje de reportar avances periódicos a la alta dirección.
b) Que aumente la cantidad de interesados involucrados en cada iniciativa.
c) Que se repitan errores, se desaprovechen buenas prácticas y se pierda tiempo reconstruyendo información que ya existía en otros proyectos.
d) Que los proyectos no necesiten controles de calidad formales durante la ejecución.

Opción correcta Opciones
a) Que el equipo deje de reportar avances periódicos a la alta dirección.
b) Que aumente la cantidad de interesados involucrados en cada iniciativa.
✓ c) Que se repitan errores, se desaprovechen buenas prácticas y se pierda tiempo reconstruyendo información que ya existía en otros proyectos.
d) Que los proyectos no necesiten controles de calidad formales durante la ejecución.
Sustento Sin repositorios actualizados y lecciones aprendidas operativas, el equipo no capitaliza la experiencia previa, lo que incrementa el retrabajo, la probabilidad de fallas y el uso ineficiente de recursos en iniciativas futuras.