La planificación implica desarrollar estimaciones del esfuerzo laboral, duración, costos, personas y recursos físicos. A medida que el proyecto evoluciona, las estimaciones pueden cambiar en función de la información y las circunstancias actuales. La fase del proyecto en el ciclo de vida tiene impacto sobre cuatro aspectos asociados a la estimación:

• Rango. Las estimaciones tienden a tener un amplio rango al comienzo del proyecto cuando no hay mucha información. En el siguiente gráfico se muestra un rango de -25 a +75 % al comienzo de la exploración de una oportunidad de proyecto, el cual va disminuyendo en el tiempo, pudiendo llegar a tener un rango estimado de -5 a +10 %.

  

• Exactitud. Se refiere a la precisión de un estimado, esta también está vinculada con el rango en que, cuanto menor sea la exactitud, mayor será el rango potencial de los valores.
• Precisión. Se refiere al grado de exactitud asociado con la estimación. Por ejemplo, una estimación de 2 días es más precisa que “en algún momento de esta semana”. La precisión de las estimaciones debería ser compatible con la exactitud deseada.
• Confianza. Esta aumenta con la experiencia. El trabajar con lo conocido incrementa el nivel de confianza.

Existen diferentes formas de presentar y/o ajustar las estimaciones:

• Estimación determinista y probabilística. También conocidas como estimaciones puntuales, presentan un solo número o cantidad.

  Las estimaciones probabilísticas incluyen un rango de estimaciones junto con las probabilidades asociadas dentro de ese rango. Pueden ser desarrolladas manualmente:

  • Desarrollando un promedio ponderado basado en múltiples resultados probables.
  • Ejecutando una simulación para desarrollar un análisis de probabilidad de un resultado particular, generalmente en términos de costo o cronograma.
• Estimación absoluta y relativa. Las estimaciones absolutas constan de información específica y utilizan números reales. Las estimaciones relativas se muestran en comparación con otras estimaciones y solo tienen significado dentro de un contexto dado.
• Estimación basada en flujo. Se desarrollan determinando el tiempo de ciclo y el rendimiento. El tiempo de ciclo es el tiempo total transcurrido para que una unidad pase por un proceso. El rendimiento es el número de elementos que pueden completar un proceso en una cantidad dada de tiempo.
• Ajuste de estimaciones por incertidumbre. Las estimaciones son inherentemente inciertas, es por ello que pueden ajustarse, o adicionarse reservas de contingencia.

Un cronograma es un modelo para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones, dependencias y demás información de planificación.

La planificación del cronograma puede utilizar enfoques predictivos o adaptativos.

En enfoques predictivos se sigue un proceso gradual:

• Paso 1. Descomponer el alcance del proyecto en actividades específicas.
• Paso 2. Secuenciar las actividades relacionadas.
• Paso 3. Estimar el esfuerzo, la duración, las personas y los recursos físicos necesarios para completar las actividades.
• Paso 4. Asignar personas y recursos a las actividades en función de la disponibilidad.
• Paso 5. Ajustar la secuencia, las estimaciones y los recursos hasta que se logre un cronograma convenido.

Si el modelo de programación no cumple con la fecha de finalización deseada inicial, se aplican métodos de compresión del cronograma.

La intensificación es un método de compresión del cronograma que busca acortar la duración con el menor incremento de costo. Este puede incluir añadir personas a las actividades, trabajar horas adicionales o pagar para acelerar las entregas.

La ejecución rápida es un método de compresión del cronograma en el que actividades o tareas que normalmente se realizan en secuencia se llevan a cabo en paralelo al menos durante una parte de su duración. La ejecución rápida a menudo implica la aplicación de adelantos y retrasos a lo largo de una ruta en la red.

A continuación, se muestra un ejemplo de cronograma en el que se ha aplicado adelantos y retrasos:

Donde:

• Existe un adelanto entre el final de la Actividad 2 y el inicio de la Actividad 4.
• Se muestra un ejemplo de una relación de final a final con un retraso entre la Actividad 8 y la Actividad 7.

Al comprimir el cronograma, es importante determinar la naturaleza de las dependencias entre actividades. A algunas actividades no se les puede hacer ejecución rápida debido a la naturaleza del trabajo; a otras sí. Los cuatro tipos de dependencias que existen son:

Dependencia obligatoria

Relación que es requerida por contrato o inherente a la naturaleza del trabajo. Este tipo de dependencia generalmente no se puede modificar.

Dependencia discrecional

Relación que se basa en las mejores prácticas o en las preferencias del proyecto. Este tipo de dependencia puede ser modificable.
 

Dependencia externa

Relación entre las actividades del proyecto y aquellas que no pertenecen al proyecto. Este tipo de dependencia generalmente no se puede modificar.

Dependencia interna

Relación entre una o más actividades del proyecto. Este tipo de dependencia puede ser modificable.
 

En un cronograma adaptativo que usa planeamiento incremental:

• Se desarrolla un plan de liberaciones de alto nivel que indica las características y funcionalidades básicas a ser incluidas en cada liberación.
• Cada iteración adiciona valor del negocio o de los interesados.
• El valor del negocio puede incluir características, reducción de riesgos, experimentación, u otras maneras de entregar o proteger el valor.
• La planificación del trabajo de futuras liberaciones se mantiene a alto nivel.

A continuación, se muestra un plan de liberación e iteración:

Los enfoques adaptativos a menudo utilizan períodos preestablecidos, donde el trabajo en cada período se basa en una lista de trabajo pendiente priorizada. El equipo de proyecto determina la cantidad de trabajo que puede hacer en cada período, estima el trabajo y se autogestiona para llevar a cabo el mismo. Al final del período preestablecido, el equipo de proyecto muestra el trabajo terminado. En ese momento, la lista de trabajo pendiente y las estimaciones del trabajo disponible a ser realizado, pueden actualizarse o volver a priorizarse para el siguiente período.

El presupuesto del proyecto evoluciona a partir de las estimaciones acordadas para el mismo, luego se agregan las estimaciones de costos para desarrollar la línea base de costos. La línea base de costos a menudo es distribuida a través del cronograma del proyecto para reflejar cuándo se incurrirá en los costos. Esta práctica permite equilibrar los fondos aprobados en un período presupuestario específico con el trabajo programado. Si hay limitaciones de financiamiento para un período presupuestal, puede ser necesario reprogramar el trabajo para cumplir con esas limitaciones.

A continuación, se muestra un gráfico que detalla los componentes del presupuesto: