1.2.2 CREAR EL PROYECTO MEDIANTE MS PROJECT PRO

ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN

Los cinco grupos de procesos cuentan con dependencias definidas y normalmente se ejecutan en la misma secuencia. Son independientes de las áreas de aplicación y del enfoque de las industrias. Los grupos de procesos individuales y los procesos que los constituyen a menudo se repiten antes de concluir el proyecto.

Para realizar una buena planificación utilizando MS Project Pro, se debe tener en cuenta que existen tres pasos importantes:

  • Creación del Proyecto: Implica crear el proyecto, ingresar entregables, actividades, actividades repetitivas, hitos, crear calendarios, definir recursos y costos, asignar propiedades a las actividades, secuenciar entregables y actividades.
  • Revisión y Ajuste del Proyecto: Implica la identificación de la ruta crítica, ajustes de tiempo, costo y recursos.
  • Configuración de la Línea Base: Implica la creación de la Línea Base, emitir la curva de valor planificado y auditar la Línea Base.
Figura 6: Esquema de Planificación en MS Project Pro.

CREAR EL PROYECTO

Para comenzar a construir su primer plan en Project puede comenzar desde cero o con datos ya existentes en otro archivo.


Formas de Crear un Proyecto
Desde cero
Basado en datos de otro plan o plantilla

DEFINIR LA INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO

Para mostrar la información del proyecto debe realizar lo siguiente:


INGRESAR ENTREGABLES

Un entregable es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de él. Existen entregables intermedios (internos), utilizados para producir los entregables finales que validará el cliente. Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo. Existen tres formas conocidas para ingresar entregables al MS Project Pro:

A. Utilizando la Herramienta WBS Schedule Pro

Para ingresar entregables al MS Project Pro, puede usar WBS Schedule Pro, que es una herramienta para crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Para realizar la exportación de su EDT, use el proceso de exportación XLM, explicado anteriormente en este curso.

B. Utilizando MS Project Pro

Siga los siguientes pasos para crear sus entregables dentro del MS Project Pro:



MS Project Pro lista el nombre de la tarea en la columna Nombre de Tarea y hace una entrada en la columna Duración. El signo de interrogación en la columna Duración representa una duración estimada. Según la columna Comienzo, las tareas comenzarán según la fecha de su sistema y el Diagrama de Gantt reflejará la duración de un día. Se visualizarán los cambios mencionados anteriormente, si la opción Modo Tarea se encuentra en Programada Automáticamente.

C. Utilizando Microsoft Excel

Puede importar información a MS Project Pro mediante el formato de archivo de otro producto como Microsoft Excel, Microsoft Access, etc. Para importar información como actividades y paquetes de trabajo de un archivo Microsoft Excel a MS Project Pro, siga estos pasos:



Siga las instrucciones del Asistente para importar los datos que desee.


INGRESAR TAREAS (ACTIVIDADES)

Las tareas representan el trabajo que debe ser realizado para alcanzar los objetivos del proyecto. Describen el trabajo en términos de dependencias, duración, y requerimientos de recursos. En un Plan De Proyecto cada tarea tiene un número de identificación (ID), pero el número no representa necesariamente el orden en que ocurre la tarea.

En MS Project Pro hay cuatro tipos de tareas: tareas resumen, subtareas (o también llamadas tareas), hitos y tareas repetitivas. (Ver Nota)

NOTA

Para insertar una nueva tarea dentro de una lista de tareas se debe realizar lo siguiente:



INGRESAR TAREAS (ACTIVIDADES) REPETITIVAS

Los proyectos a menudo tienen tareas que ocurren sobre una base regular. En lugar de crear 20 o más tareas de “Reunión del Directorio” de modo semanal sobre la vida de un proyecto de cinco meses, puede usar la característica de tareas recurrentes de Project que le permite crear la tarea de reunión una sola vez, así como asignarle una frecuencia y un calendario.

Para crear una tarea recurrente siga los siguientes pasos:



INGRESAR HITOS

Debido a que los hitos por sí mismos normalmente no incluyen ningún trabajo, los hitos son normalmente representados como tareas de duración cero.

Los administradores, por lo general, usan hitos que marcan los momentos claves en un proyecto, como la terminación de una fase o la aprobación de un producto o actividad. En Project, los hitos son tareas que por lo general tienen una duración cero. (Ver Nota)

NOTA

Para marcar una tarea de cualquier duración como un hito debe realizar lo siguiente:



EJERCICIO 7: Ingresar tarea repetitiva e hito. (Ver Ejercicio)

EJERCICIO

RESPUESTA