1.6 FUNCIONES ASOCIADAS CON PROYECTOS
Las personas impulsan la entrega del proyecto desempeñando las funciones necesarias para que el proyecto se desarrolle efectiva y eficientemente. Estas funciones pueden ser desempeñadas por una persona, por un grupo de personas, o combinadas en un rol definido.
Existen ocho funciones frecuentes que se encuentran en los proyectos:
- 1 Proporcionar supervisión y coordinación.
- 2 Presentar objetivos y retroalimentación.
- 3 Facilitar y apoyar.
- 4 Realizar el trabajo y aportar ideas.
- 5 Aplicar conocimientos especializados.
- 6 Proporcionar orientación e información empresarial.
- 7 Proporcionar recursos y dirección.
- 8 Mantener la gobernanza.
El equipo de proyecto puede estar respaldado por funciones adicionales dependiendo de los entregables, la industria, la organización, etc.
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1.6.1 PROPORCIONAR SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN
Las personas que realizan esta función ayudan al equipo del proyecto a lograr los objetivos del mismo dirigiendo el trabajo del proyecto, lo cual:
- Incluye encabezar las actividades de planificación, y monitoreo y control.
- Podría implicar actividades de evaluación y análisis previo al inicio del proyecto.
- Incluye monitorear y trabajar para mejorar la seguridad y el bienestar del equipo del proyecto.
La coordinación
- Incluye consultas con líderes ejecutivos y de unidades de negocio acerca de ideas para promover los objetivos del proyecto
- Puede incluir la asistencia en el análisis de negocio, las licitaciones, las negociaciones de contratos, y el desarrollo del caso de negocio
La supervisión
- Puede estar involucrada en actividades de seguimiento relacionadas con la obtención y el sostenimiento de beneficios
- Puede prestar soporte a portafolios y programas dentro de los cuales se inicia el proyecto
EJERCICIO 7: En el proyecto en el que se encuentra participando se ha definido un grupo de personas que llevarán a cabo la Función de Supervisión y Coordinación. ¿Cuál de las siguientes es el objetivo principal de esta función?
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
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a) Ayudar al equipo de proyecto a lograr los objetivos del mismo, orquestando el trabajo del proyecto. |
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b) Comprobar que todos los miembros del equipo están trabajando como se debe. |
|
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c) Monitorear el cumplimiento de las fechas de inicio y fin de las actividades del cronograma. |
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d) Monitorear las variaciones de costo real versus presupuesto para poder tomar las acciones correctivas y preventivas adecuadas. |
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
| ✓ | a) Ayudar al equipo de proyecto a lograr los objetivos del mismo, orquestando el trabajo del proyecto. |
| b) Comprobar que todos los miembros del equipo están trabajando como se debe. | |
| c) Monitorear el cumplimiento de las fechas de inicio y fin de las actividades del cronograma. | |
| d) Monitorear las variaciones de costo real versus presupuesto para poder tomar las acciones correctivas y preventivas adecuadas. |
1.6.2 PRESENTAR OBJETIVOS Y RETROALIMENTACIÓN
Las personas que realizan esta función aportan perspectivas, percepciones y dirección clara proveniente de los clientes y usuarios finales.
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EJERCICIO 8: En relación a este tema, conteste verdadero o falso para cada enunciado:
| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función aportan perspectivas, percepciones y una dirección clara proveniente de los usuarios finales. |
|
|
| El cliente es la persona o grupo que experimentará el uso directo del entregable del proyecto. |
|
|
| En proyectos predictivos la necesidad de retroalimentación continua es mayor. |
|
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| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función aportan perspectivas, percepciones y una dirección clara proveniente de los usuarios finales. | V | |
| El cliente es la persona o grupo que experimentará el uso directo del entregable del proyecto. → Es la persona o grupo que ha solicitado o está financiando el proyecto | F | |
| En proyectos predictivos la necesidad de retroalimentación continua es mayor. → La necesidad es mayor en proyectos adaptativos e híbridos | F |
1.6.3 FACILITAR Y APOYAR
El trabajo de facilitación y apoyo implica:
- Alentar la participación de los miembros de equipo de proyecto.
- Fomentar la colaboración de los miembros de equipo de proyecto.
- Generar un sentido compartido de responsabilidad por los resultados del trabajo.
La facilitación
- Ayuda al equipo de proyecto a crear consenso en torno a las soluciones
- Ayuda al equipo de proyecto a resolver conflictos
- Ayuda al equipo de proyecto a tomar decisiones
El apoyo
- Es ayudar a las personas a pasar por el proceso de cambio o transición
- Es ayudar a abordar los obstáculos que pueden impedir el éxito
- Es evaluar el desempeño y proporcionar retroalimentación
- Es ayudar al equipo y las personas a aprender, adaptarse y mejorar
EJERCICIO 9: Seleccione la opción correcta que completa cada uno de los siguientes enunciados:
| Enunciado | Opción A | Opción B |
|---|---|---|
| El apoyo consiste en apoyar a las personas a través del cambio y ayudarlas a ________. |
|
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| La facilitación consiste en ayudar al equipo a crear consenso en torno a soluciones y ________. |
|
|
| La función requiere apoyar a las personas a través del proceso de cambio y ayudar a abordar los obstáculos que pueden impedir ________ del proyecto. |
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| Enunciado | Opción A | Opción B |
|---|---|---|
| El apoyo consiste en apoyar a las personas a través del cambio y ayudarlas a ________. | abordar los obstáculos | |
| La facilitación consiste en ayudar al equipo a crear consenso en torno a soluciones y ________. | tomar decisiones | |
| La función requiere apoyar a las personas a través del proceso de cambio y ayudar a abordar los obstáculos que pueden impedir ________ del proyecto. | el éxito |
EJERCICIO 9: Seleccione la opción correcta que completa cada uno de los siguientes enunciados:
| Enunciado | |
|---|---|
| El apoyo consiste en apoyar a las personas a través del cambio y ayudarlas a ________. | |
| Opción A | Opción B |
|
|
|
| Enunciado | |
| La facilitación consiste en ayudar al equipo a crear consenso en torno a soluciones y ________. | |
| Opción A | Opción B |
|
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| Enunciado | |
| La función requiere apoyar a las personas a través del proceso de cambio y ayudar a abordar los obstáculos que pueden impedir ________ del proyecto. | |
| Opción A | Opción B |
|
|
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| Enunciado | |
|---|---|
| El apoyo consiste en apoyar a las personas a través del cambio y ayudarlas a ________. | |
| Opción A | Opción B |
| abordar los obstáculos | |
| Enunciado | |
| La facilitación consiste en ayudar al equipo a crear consenso en torno a soluciones y ________. | |
| Opción A | Opción B |
| tomar decisiones | |
| Enunciado | |
| La función requiere apoyar a las personas a través del proceso de cambio y ayudar a abordar los obstáculos que pueden impedir ________ del proyecto. | |
| Opción A | Opción B |
| el éxito | |
1.6.4 REALIZAR EL TRABAJO Y APORTAR IDEAS
El grupo de personas que realizan estas tareas proporcionan el conocimiento, habilidades, y experiencia necesarios para elaborar los productos y materializar los resultados, en el que:
Obtener información de los miembros de equipo de proyecto multidisciplinario que representan a diferentes partes de la organización puede ser útil para:
EJERCICIO 10: ¿Cuál de las siguientes es cierta con respecto a las personas que, en un proyecto, realizan la función de realizar el trabajo y aportar ideas?
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
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a) Es el personal de tiempo completo asignado a los distintos trabajos para completar el alcance. |
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b) Proporcionan el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para elaborar los productos y materializar los resultados del proyecto. |
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|
c) Son los miembros de equipo de proyecto que han sido seleccionados para ocupar los roles presenciales fijos sobre los cuales gira el trabajo del proyecto. |
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d) Ninguna de las anteriores. |
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
| a) Es el personal de tiempo completo asignado a los distintos trabajos para completar el alcance. | |
| ✓ | b) Proporcionan el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para elaborar los productos y materializar los resultados del proyecto. |
| c) Son los miembros de equipo de proyecto que han sido seleccionados para ocupar los roles presenciales fijos sobre los cuales gira el trabajo del proyecto. | |
| d) Ninguna de las anteriores. |
1.6.5 APLICAR CONOCIMIENTOS ESPECIALIZADOS
Las personas en esta función proporcionan el conocimiento, la visión, y la pericia en un tema específico para el proyecto, por tanto:
EJERCICIO 11: En relación a este tema, conteste verdadero o falso para cada enunciado:
| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función pueden ser necesarios durante todo el proyecto o por un período específico. |
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|
| Las personas que realizan esta función solo pueden ser externas a la organización. |
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| Las personas en esta función proporcionan el conocimiento, la visión y la pericia en un tema específico para un proyecto. |
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| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función pueden ser necesarios durante todo el proyecto o por un período específico. | V | |
| Las personas que realizan esta función solo pueden ser externas a la organización. → También pueden ser miembros internos del equipo del proyecto | F | |
| Las personas en esta función proporcionan el conocimiento, la visión y la pericia en un tema específico para un proyecto. | V |
1.6.6 PROPORCIONAR ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN EMPRESARIAL
Las personas en esta función guían y aclaran la dirección del proyecto o resultado del producto:
La aplicación de esta función varía según el enfoque del proyecto:
En entornos adaptativos e híbridos
- La dirección y el conocimiento pueden proporcionarse utilizando una cadencia específica
En entornos predictivos
- Se pueden designar puntos de control para la presentación y retroalimentación sobre el progreso del proyecto
EJERCICIO 12: Seleccione la opción correcta que completa cada uno de los siguientes enunciados:
| Enunciado | Opción A | Opción B |
|---|---|---|
| La lista de trabajo pendiente se prioriza según ________. |
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|
| En ________, se pueden designar puntos de control para la presentación y retroalimentación sobre el progreso del proyecto. |
|
|
| En ________, la dirección y el conocimiento pueden proporcionarse utilizando una cadencia específica. |
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| Enunciado | Opción A | Opción B |
|---|---|---|
| La lista de trabajo pendiente se prioriza según ________. | el valor del negocio | |
| En ________, se pueden designar puntos de control para la presentación y retroalimentación sobre el progreso del proyecto. | entornos predictivos | |
| En ________, la dirección y el conocimiento pueden proporcionarse utilizando una cadencia específica. | entornos adaptativos e híbridos |
EJERCICIO 12: Seleccione la opción correcta que completa cada uno de los siguientes enunciados:
| Enunciado | |
|---|---|
| La lista de trabajo pendiente se prioriza según ________. | |
| Opción A | Opción B |
|
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| Enunciado | |
| En ________, se pueden designar puntos de control para la presentación y retroalimentación sobre el progreso del proyecto. | |
| Opción A | Opción B |
|
|
|
| Enunciado | |
| En ________, la dirección y el conocimiento pueden proporcionarse utilizando una cadencia específica. | |
| Opción A | Opción B |
|
|
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| Enunciado | |
|---|---|
| La lista de trabajo pendiente se prioriza según ________. | |
| Opción A | Opción B |
| el valor del negocio | |
| Enunciado | |
| En ________, se pueden designar puntos de control para la presentación y retroalimentación sobre el progreso del proyecto | |
| Opción A | Opción B |
| entornos predictivos | |
| Enunciado | |
| En ________, la dirección y el conocimiento pueden proporcionarse utilizando una cadencia específica. | |
| Opción A | Opción B |
| entornos adaptativos e híbridos | |
1.6.7 PROPORCIONAR RECURSOS Y DIRECCIÓN
Las personas en esta función promueven el proyecto y comunican la visión, las metas y las expectativas de la organización al equipo de proyecto y a la comunidad de interesados, y también:
- Abogan por el proyecto y por el equipo de proyecto.
- Ayudan a asegurar las decisiones, los recursos y la autoridad que permiten que las actividades progresen.
Las personas en esta función sirven de enlace entre la alta dirección y el equipo de proyecto, y también:
EJERCICIO 13: Sobre la función de proporcionar recursos y dirección. ¿Cuál no es una actividad que se realiza dentro de esta función?
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
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a) Promover el proyecto y comunicar la visión y las metas a todos los interesados. |
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b) Proporcionar una ruta de escalamiento para problemas, incidentes o riesgos. |
|
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c) Proporcionar el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios. |
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d) Abogar por el proyecto y el equipo de proyecto. |
| Opción correcta | Opciones |
|---|---|
| a) Promover el proyecto y comunicar la visión y las metas a todos los interesados. | |
| b) Proporcionar una ruta de escalamiento para problemas, incidentes o riesgos. | |
| ✓ | c) Proporcionar el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios. |
| d) Abogar por el proyecto y el equipo de proyecto. |
1.6.8 MANTENER LA GOBERNANZA
Las personas que realizan esta función:
EJERCICIO 14: En relación a este tema, conteste verdadero o falso para cada enunciado:
| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función aprueban y apoyan las recomendaciones hechas por el equipo de proyecto. |
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| Las personas que realizan esta función mantienen el vínculo entre los equipos del proyecto y los objetivos estratégicos. |
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| Las personas que realizan esta función proporcionan la experiencia necesaria para elaborar los productos. |
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| Enunciado | V | F |
|---|---|---|
| Las personas que realizan esta función aprueban y apoyan las recomendaciones hechas por el equipo de proyecto. | V | |
| Las personas que realizan esta función mantienen el vínculo entre los equipos del proyecto y los objetivos estratégicos. | V | |
| Las personas que realizan esta función proporcionan la experiencia necesaria para elaborar los productos. → Esto se realiza en la función Realizar el trabajo y aportar ideas | F |
Te invitamos a reforzar la clase de “Funciones Asociadas con Proyectos”: